課前導(dǎo)語(yǔ)

       作為以“職場(chǎng)晉升”和“職業(yè)技能提升”為主要內(nèi)容的“云銳大講堂”已經(jīng)迎來了第十三期，為了提升員工的PPT制作能力，本期云銳大講堂邀請(qǐng)了人力資源部培訓(xùn)講師劉瑩為大家?guī)黻P(guān)于PPT制作方面的分享。

       講師介紹

主講師：劉瑩

人力資源部培訓(xùn)講師

劉瑩：

       大家好，我是劉瑩。今天這節(jié)課的主題就是：職場(chǎng)達(dá)人之PPT應(yīng)該這么玩，我會(huì)為大家?guī)碛嘘P(guān)PPT操作方面的知識(shí)分享。這節(jié)課的分享大致分為兩個(gè)板塊，第一個(gè)板塊是PPT的整體制作流程，第二板塊是PPT基本功能操作。

        01PPT整體制作流程

制作PPT是大家在職場(chǎng)中需要熟練掌握的技能之一，很多人會(huì)做PPT,但是對(duì)PPT的整體制作流程不是很清晰，這就導(dǎo)致無(wú)形中增加了很多辦公成本。那么，這個(gè)板塊我會(huì)詳細(xì)跟大家介紹一下PPT的整體制作流程是什么樣的，以及怎樣做會(huì)更好。

       制作PPT的時(shí)候，它的先后邏輯順序是什么？

PPT的制作流程分為六個(gè)小步驟：1、了解基本信息2、思考表達(dá)方式3、列出邏輯框架4、轉(zhuǎn)移文字內(nèi)容5、確定呈現(xiàn)風(fēng)格6、逐頁(yè)美化設(shè)計(jì)。

1、了解基本信息

先來看第一個(gè)，了解基本信息，我們都需要了解到哪些信息呢？在開始制作PPT之前，一定會(huì)有一些最基本的信息是需要我們提前去了解的，那這些信息，我們可以將它概括成3W原則。第一個(gè)W，“Why”：你為什么要做這個(gè)PPT？你目的是為了什么？第二個(gè)W，“Who”：你這個(gè)PPT的受眾對(duì)象是誰(shuí)？這將直接關(guān)乎PPT的整體風(fēng)格設(shè)計(jì)，以受眾對(duì)象作為參考點(diǎn)，所選風(fēng)格需要根據(jù)目標(biāo)人群做相應(yīng)搭配。第三個(gè)W，“Where”：演示PPT的場(chǎng)地在哪？了解到這個(gè)信息，你可以提前思考PPT演示過程中是否需要加入互動(dòng)，以及PPT清晰度、顏色、字體是否要調(diào)整等。如果有條件，最好提前到場(chǎng)地演示一下。

2、思考表達(dá)方式

PPT的表達(dá)方式，總共分兩種。第一種：總分總形式。這個(gè)形式，在最開始的時(shí)候，可以把PPT的整體脈絡(luò)呈現(xiàn)得非常清晰，會(huì)讓人有一個(gè)總體了解。第二個(gè)：遞進(jìn)形式。循序漸進(jìn)的展現(xiàn)過程，可以給人制造懸念感，但是整體架構(gòu)不容易捋清楚。所以制作的時(shí)候，需要認(rèn)真思考如何表達(dá)會(huì)更好。

3、列出邏輯框架

很多人做PPT的時(shí)候，會(huì)找個(gè)模板，然后往里面填充內(nèi)容，這其實(shí)是不正確的。正確的做法是，先把文字性內(nèi)容羅列出來，然后把文字整理到PPT上。羅列文字的時(shí)候，可以借助一些輔助性的工具，比如：思維導(dǎo)圖或者Word。Xmind、百度腦圖都是很好用的輔助軟件。

4、轉(zhuǎn)移文字內(nèi)容

不管之前利用的何種工具，這一步你只需要把文字內(nèi)容放到PPT里，不需要考慮美觀性，按照邏輯架構(gòu)放進(jìn)去就OK了。

5、確定呈現(xiàn)風(fēng)格

風(fēng)格的呈現(xiàn)需要從背景、字體、以及整體的色彩搭配來考慮。確定風(fēng)格之前，可以先去了解目標(biāo)對(duì)象的主體風(fēng)格，為自己的PPT風(fēng)格樹立一個(gè)小小的參照物 。比如需要帶著PPT見客戶的時(shí)候，在做PPT之前，可以登錄客戶官網(wǎng)，看一下他們官網(wǎng)的色彩搭配以及主題風(fēng)格，以此作為自己的風(fēng)格參考。

6、逐頁(yè)美化設(shè)計(jì)

PPT是否能拿得出手，這一步是關(guān)鍵。排版的時(shí)候，PPT的圖形位置和大小都很重要，除此之外，還要注意PPT每一頁(yè)字體是否統(tǒng)一，標(biāo)題位置是否要加粗等。PPT的展現(xiàn)頁(yè)面，切忌出現(xiàn)大量文字，頁(yè)面上只保留關(guān)鍵性內(nèi)容作為指引就可以了。如果幾個(gè)關(guān)鍵詞指引記不住的話，可以將大部分文字內(nèi)容，寫在備注位置，這樣演示PPT的時(shí)候，你自己可以看到，但臺(tái)下的人是看不到的。（備注位置：每一頁(yè)P(yáng)PT頁(yè)面底下的白框，就是可以添加備注文字內(nèi)容的地方。）

         02PPT基本功能操作

PTT的基本功能，我會(huì)大致分三個(gè)板塊來跟大家介紹。第一塊是PPT的基本功能實(shí)操，第二塊是快捷鍵操作，第三塊是關(guān)于圖表如何選的內(nèi)容，這其實(shí)都屬于PPT基本功能的部分。

1、PPT基本功能實(shí)操

1.1幻燈片母版應(yīng)用

首先是幻燈片的母版應(yīng)用，每個(gè)幻燈片里都有母版，我們可以利用母版設(shè)置一些基本內(nèi)容，比如LOGO、標(biāo)題等。若是下載的模板，想要更改LOGO位置，在視圖找到幻燈片母版之后，就可以設(shè)置想要呈現(xiàn)的內(nèi)容了。不僅僅是LOGO可以這樣操作，圖片和形狀等操作也是同理。但是，這樣操作，你所設(shè)置的內(nèi)容會(huì)展現(xiàn)在每一頁(yè)P(yáng)PT上面，如果有一頁(yè)是不想要這部分內(nèi)容怎么辦？比如想要設(shè)置過渡頁(yè)的時(shí)候，那就點(diǎn)擊右鍵，然后選擇設(shè)置背景格式，最后勾選隱藏背景選項(xiàng)，就OK了。

實(shí)操步驟：點(diǎn)擊視圖-點(diǎn)擊幻燈片母版-設(shè)置基礎(chǔ)內(nèi)容

1.2合并形狀

然后是合并形狀，當(dāng)你根據(jù)PPT制作需求，想要改變圖片形狀的時(shí)候，可以選擇先創(chuàng)建一個(gè)形狀，創(chuàng)建完形狀之后，按住Ctrl鍵，先選中圖片，然后選中形狀，這時(shí)候就可以撒手了，然后點(diǎn)擊合并形狀的圖標(biāo)，根據(jù)自己的需要選擇想要合并的效果即可。若是想要得到標(biāo)準(zhǔn)圖形，在創(chuàng)建的時(shí)候，按住shift鍵，拖拽形狀就可以了。

實(shí)操步驟：點(diǎn)擊插入-點(diǎn)擊形狀-按住Ctrl-選中圖片-選中形狀-選擇格式-合并形狀

1.3形狀填充顏色、取色器

接下來是形狀填充顏色和取色器的應(yīng)用。當(dāng)你覺得PPT某一頁(yè)的展現(xiàn)顏色和整體色調(diào)不搭時(shí)，可以選中要改的形狀，點(diǎn)擊形狀填充進(jìn)行選擇。如果沒辦法確定是哪個(gè)顏色，選擇形狀填充下面的取色器，就可以選取到你想要的顏色了。

實(shí)操步驟:點(diǎn)擊選中形狀-點(diǎn)擊形狀填充-選擇顏色（取色器）

1.4格式刷應(yīng)用

當(dāng)你發(fā)現(xiàn)PPT里文本格式不統(tǒng)一的時(shí)候，可以選擇開始這里的格式刷，先刷一下想要的格式，將其他不統(tǒng)一的內(nèi)容挨個(gè)刷過去，就能統(tǒng)一了。更簡(jiǎn)單省時(shí)的辦法是，雙擊格式刷，這樣可以進(jìn)行格式刷的多次使用。

實(shí)操步驟:選中文本-雙擊格式刷（可以實(shí)現(xiàn)格式刷的多次使用）

1.5幻燈片換片方式

很多人在演示PPT的時(shí)候，都面臨著一個(gè)困擾：我在放映這個(gè)PPT的時(shí)候，并沒有想翻頁(yè)，但是它總是自己往后翻，這時(shí)候，就經(jīng)常需要一次次手動(dòng)將它調(diào)回來，不僅麻煩，還給人帶來我不專業(yè)的感覺，這時(shí)候怎么辦呢？在這里我給大家的小建議是：不管是自己做的模板還是網(wǎng)上下載的模板，在放映之前，你都要去檢查一下它的換片方式，點(diǎn)擊幻燈片放映，選擇設(shè)置幻燈片放映，將換片方式設(shè)置成手動(dòng)或者放映時(shí)不加動(dòng)畫就可以了。

實(shí)操步驟：點(diǎn)擊幻燈片放映-點(diǎn)擊設(shè)置幻燈片放映-換片方式選擇手動(dòng)/放映時(shí)不加動(dòng)畫

1.6復(fù)制的快捷方法

大家平常在做PPT的時(shí)候，如果需要復(fù)制某一個(gè)文本或者圖形，通常是Ctrl+C，然后Ctrl+V，更簡(jiǎn)單的辦法，其實(shí)還可以選中對(duì)象，然后直接Ctrl+D，Ctrl+鼠標(biāo)拖拽。

實(shí)操步驟：選中對(duì)象-Ctrl+D/Ctrl+鼠標(biāo)拖拽

若是想要將PPT的模塊，排得更美觀一些，可以點(diǎn)擊視圖，選擇參考線和網(wǎng)格線作為參照，也可以點(diǎn)擊開始欄的排列，根據(jù)想要的對(duì)齊方式，進(jìn)行選擇。

實(shí)操步驟：點(diǎn)擊開始-點(diǎn)擊排列-選擇對(duì)齊-選擇頂端對(duì)齊-選擇橫向分布OR視圖-點(diǎn)擊參考線（網(wǎng)格線）

2、快捷鍵操作

從復(fù)制的快捷方法，就可以看出快捷鍵的重要性。熟練操作快捷鍵，不僅能夠提高工作效率，還能體現(xiàn)你工作的專業(yè)程度。

△基礎(chǔ)快捷鍵操作

3、圖表如何選

大家平常在工作中，無(wú)論是匯報(bào)工作或者是想要展現(xiàn)內(nèi)容的時(shí)候，都會(huì)用到圖表，但是圖表的樣式以及可選擇性都很多，這時(shí)候就需要根據(jù)使用環(huán)境做出相應(yīng)選擇相應(yīng)圖表進(jìn)行使用。

△圖表如何選

在做圖表之前，首先要分析自己想要展現(xiàn)的數(shù)據(jù)和文字，從中提煉出關(guān)鍵詞語(yǔ)。如果出現(xiàn)比較、對(duì)比、數(shù)量等比較關(guān)系詞的時(shí)候，就要選擇柱狀圖。然后是我們用得非常頻繁的折線圖，當(dāng)提取到變化、趨勢(shì)、波動(dòng)、穩(wěn)定等關(guān)鍵詞時(shí)，首選折線圖是沒錯(cuò)的。餅圖，在占比環(huán)境下用是比較好的，出現(xiàn)占比、百分比等關(guān)鍵詞時(shí)，選擇用餅狀圖展現(xiàn)，會(huì)更加清晰。

今天我的分享就是這些，接下來我們會(huì)有系列課程，后續(xù)會(huì)跟大家分享關(guān)于封面頁(yè)制作、目錄頁(yè)制作、過渡頁(yè)制作、動(dòng)畫應(yīng)用、如何插入音頻、視頻等內(nèi)容，期待大家可以一起學(xué)習(xí)，共同分享！